Codzienna obsługa kasy rejestrującej wiąże się z wykonywaniem różnych czynności. Najczęściej jednak wymaga to wystawiania i wydawania paragonów fiskalnych. Każdy klient, który skorzysta z usług firmy lub kupi jakiś produkt, powinien otrzymać wspomniany dowód sprzedaży. Co więcej, na dokumencie tego typu muszą się znaleźć konkretne informacje. O czym jeszcze należy pamiętać, aby dopełnić wszystkich formalności?

Różne rodzaje dowodów sprzedaży

Współcześnie przedsiębiorcy mogą wydawać klientom różnego rodzaju dokumenty, które potwierdzają transakcję sprzedaży. Jednakże, w firmach korzystających z kas rejestrujących, przy obsłudze osób fizycznych trzeba bezwzględnie wystawiać paragony fiskalne. Żaden inny dowód sprzedaży nie jest w stanie zastąpić wspomnianego dokumentu. Do paragonu fiskalnego można oczywiście dołączyć dodatkowe potwierdzenie dokonania zakupu, m.in. wydruk z terminala płatniczego. Niemniej, wydanie nabywcy wyłącznie dokumentu niefiskalnego, wbrew oczywistemu obowiązkowi, grozi dotkliwymi konsekwencjami.

Informacje niezbędne na paragonie

Brak możliwości zastąpienia paragonu fiskalnego innym dowodem sprzedaży wynika przede wszystkim z faktu, że to właśnie na omawianym dokumencie znajdują się dane, które potwierdzają zgodne z przepisami rejestrowanie obrotu. O jakich informacjach mowa? W szczególności są to dane dotyczące należnych podatków, które zostaną później odprowadzone do budżetu państwa. Poza tym, na każdym paragonie muszą się znaleźć m.in. NIP podatnika, nazwa firmy i jej adres, numer unikatowy urządzenia rejestrującego, logo fiskalne. Istotna jest także obecność napisu „paragon fiskalny” oraz nazwa towaru lub usługi (wraz z ceną). Kompletny wykaz obowiązkowych informacji można sprawdzić w Rozporządzeniu MF z 14 marca 2013 roku.

E-dokumenty fiskalne od 2018 roku

Od przyszłego roku w Polsce zacznie być stopniowo uruchamiany system fiskalizacji online. W ramach tego rozwiązania pojawią się nie tylko nowe urządzenia rejestrujące, ale też dodatkowe obowiązki. Podatnicy korzystający z kas online będą musieli m.in. realizować paragony w 2 formach – papierowej i elektronicznej. Konieczność „wystawienia” i przesłania e-dokumentu fiskalnego wystąpi jednak wyłącznie wtedy, gdy nabywca towaru lub usługi poprosi także o cyfrowy dowód sprzedaży. Co więcej, na każdym paragonie (papierowym, elektronicznym), zrealizowanym przy użyciu urządzenia rejestrującego online, będzie musiał pojawić się kod QR. Jego obecność pozwoli zaś na łatwe zidentyfikowanie konkretnego dokumentu oraz danych znajdujących się na dowodzie sprzedaży.