Każdy przedsiębiorca korzystający z kasy fiskalnej doskonale wie, że są zadania, których nie może zaniedbać. Do obowiązków takiej osoby należy chociażby właściwe przechowywanie książki serwisowej, realizowanie raportów dobowych i miesięcznych czy przestrzeganie terminów przeglądów technicznych. Zwykle spełnienie takich wymogów odbywa się w ten sam sposób. Ale niektóre umożliwiają podatnikowi wybór metody realizacji obowiązkowego zadania. Tak jak ma to miejsce w przypadku przechowywania kopii wystawionych paragonów.

Kasy fiskalne i różne kopie paragonów

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, każdy przedsiębiorca, który zajmuje się sprzedażą towarów lub świadczeniem usług na rzecz klientów indywidualnych i jest zobligowany do ewidencjonowania obrotu za pomocą urządzenia fiskalnego, ma obowiązek posiadania kopii wystawionych paragonów. Okres przechowywania dla tych wynosi minimum 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłyną termin płatności podatku. Dlaczego to takie ważne? Ponieważ wydruki te są istotnym elementem dokumentacji potwierdzającej prawidłowość rejestrowania obrotu i odprowadzania należnych podatków. Ich brak może podważyć poprawność ewidencji w oczach organów skarbowych.

Tymczasem w zależności od wyboru przedsiębiorcy, może on realizować to zadanie na jeden z 2 sposobów. Te zaś oferują różne rozwiązania technologiczne w kasach fiskalnych. Mowa tu o tradycyjnej oraz elektronicznej kopii paragonów. Pierwsza to po prostu drukowana forma dokumentów, umieszczana na papierze termicznym. Urządzenie rejestrujące z takim rozwiązaniem do pracy wykorzystuje 2 rolki. Na pierwszej są wystawiane wydruki przeznaczone dla klientów. Na drugiej natomiast gromadzone są kopie tych paragonów. Zapełnione rolki z danymi należy przechowywać w suchym miejscu, bez dostępu światła słonecznego. Informacje znajdujące się na papierze termicznym nie są bowiem zbyt trwałe.

Drugą opcją jest model z modułem kopii elektronicznej. Co prawda, tego typu urządzenie, z uwagi na nowocześniejsze rozwiązania, ma zazwyczaj wyższą cenę, jednak koszty takiego zakupu w końcu się zwracają. Dzieje się tak, ponieważ kasa z kopią elektroniczną korzysta z tylko jednej rolki papieru termicznego. A zatem – generuje mniejsze wydatki, dotyczące materiałów eksploatacyjnych. Na czym zaś polega? Dane o zarejestrowanych transakcjach są zapisywane w formie elektronicznej i gromadzone na karcie pamięci (SD bądź microSD). Informacje w takiej postaci można łatwo archiwizować na komputerze, przeglądać, a także dodatkowo zabezpieczyć – poprzez umieszczenie na płycie DVD, pendrivie czy zewnętrznym dysku.

Kasy z kopią papierową i elektroniczną – szukaj ich w Internecie!

Istnieje wielu dostawców technologii sprzedaży, oferujących urządzenia zarówno z jednym, jak i drugim rozwiązaniem zapisu kopii paragonów. Warto jednak poszukać takiego, który zapewnia szeroki wybór kas rejestrujących dla różnych branż, a przy tym – sprawdzonych, pochodzących od uznanych na rynku producentów. Dokonując zakupu w takim miejscu zyskamy pewność, że otrzymamy model nie tylko dostosowany do potrzeb naszego biznesu, ale również wysokiej jakości produkt.

Gdzie znaleźć takiego dealera technologii sprzedaży? Punktów handlowych nie brakuje, ale dobrym rozwiązaniem jest przede wszystkim sprawdzić strony dystrybutorów zamieszczone w sieci. Tym bardziej, że sklepy internetowe, np. proponujące zakup kas fiskalnych w Warszawie, dają wiele dodatkowych możliwości: poznanie pełnej oferty firmy, porównania konkretnych parametrów u poszczególnych modeli, czy przeczytanie opinii, napisanych przez innych użytkowników urządzeń oraz tej strony. Inne atuty to np. profesjonalne doradztwo za pośrednictwem telefonu, adresu e-mail czy live chata, albo nawet darmowa dostawa zakupionej technologii.

Powinniśmy jedynie pamiętać o tym, gdzie znajduje się główna siedziba firmy, która stoi za danym sklepem internetowym. Zbyt duży dystans pomiędzy jej lokalizacją a umiejscowieniem naszego przedsiębiorstwa potrafi obniżyć komfort realizacji wszelkich formalności, związanych z zakupem kasy fiskalnej. Mowa tu m.in. o terminach instalacji urządzenia czy obowiązkowych przeglądów technicznych. Innym problemem może stać się potrzeba nagłej interwencji serwisu i konieczność zabrania kasy. Jeśli nie będziemy posiadać modelu rezerwowego, będziemy zmuszeni przerwać sprzedaż. Dłuższy czas oczekiwania na powrót urządzenia, z powodu sporych odległości, jest w stanie spowodować niechciane straty finansowe. Dlatego, jeśli chcemy wdrożyć kasę fiskalną w firmie z Otwocka, pomyślmy raczej o zakupie urządzenia w obrębie Warszawy lub jej okolic. Wtedy zminimalizujemy ryzyko niepowodzenia wspomnianych procedur.