Ewidencja sprzedaży przy użyciu urządzenia rejestrującego rządzi się prawami ściśle określonymi przez funkcjonujące przepisy fiskalne. Jednak nawet w tym przypadku da się wskazać sytuacje szczególne – takie jak choćby obsługa zwrotów towarów czy reklamacji usług. Nie oznacza to jednak, że obowiązujące prawo nie uwzględnia podobnych sytuacji. Wręcz przeciwnie, przewiduje w takich okolicznościach podjęcie koniecznych, odpowiednich kroków, dotyczących ewidencji zwrotów i reklamacji. Czym faktycznie ona jest?

Taka sytuacja fiskalna może przytrafić się każdemu!

Bez względu na branżę i typ działalności handlowej bądź usługowej – istnieją szczególne sytuacje, które mogą przydarzyć się w każdym biznesie. Przykładem takich okoliczności jest np. decyzja klienta odnośnie zwrotu nabytych towarów czy też reklamacji wybranych usług. Takie przypadki mogą się zdarzyć z różnych powodów. Wszystko jednak sprowadza się do podstawowych kwestii. A zatem: podobne okoliczności nie są czymś „egzotycznym” dla działających punktów handlowych i usługowych. Rzecz w tym jednak, by odpowiednio do nich podejść i wiedzieć, jak rozwiązać problem.

Bez względu na to, czy mówimy o właścicielu firmy, czy jej pracowniku – każda osoba rejestrująca sprzedaż przy użyciu kasy lub drukarki fiskalnej może kiedyś zmierzyć się z sytuacją przyjmowania zwrotu bądź reklamacji. Musi zatem wiedzieć, jak należy postępować w podobnych sytuacjach. Istnieje bowiem pewien szkopuł: podobnie jak choćby w przypadku błędu na wystawionym paragonie – tu również nie zachodzi możliwość prostego, zgodnego z „naturą urządzenia fiskalnego” skorygowania, poprawienia lub „wykasowania” danych, związanych z zarejestrowaną transakcją. Te bowiem są w trwały sposób zapisywane w pamięci fiskalnej.

Z drugiej strony – przyjęcie zwrotu towaru czy reklamacja usługi to sytuacje, które z pewnością nie można zostawić „samym sobie”, nie uwzględnić ich w jakiejkolwiek dokumentacji dotyczącej całościowego obrazu ewidencji obrotu. Zatem jakie działania powinien przeprowadzić użytkownik urządzenia fiskalnego w podobnych okolicznościach? Funkcjonujące przepisy, zawarte w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących, wyraźnie wskazują na konieczność prowadzenia osobnej ewidencji zwrotów i reklamacji. Jej brak oznacza zaś niedopełnienie wymaganych od przedsiębiorcy, fiskalnych obowiązków. Na czym jednak polega to zadanie?

Czym jest ewidencja zwrotów i reklamacji?

Najprościej rzecz ujmując, chodzi o prowadzenie dodatkowej dokumentacji, uwzględniającej przypadki transakcji, przy których doszło do przekazania klientowi całościowej albo nawet częściowej kwoty należnej, w ramach takich okoliczności, jak np. reklamacja usługi bądź zwrot towaru. W jaki sposób się ją sporządza? Tak jak już wspomnieliśmy – to czynność będąca „poza działaniem urządzenia rejestrującego”. Dlatego sprowadza się do wykonywania osobnych notatek dla każdej takiej sytuacji.

Wszystkie wpisy muszą oczywiście zawierać odpowiednie informacje, jakich wymagają przepisy dla przejrzystości całej dokumentacji związanej z prowadzoną sprzedażą. Zatem muszą się w nich znaleźć z pewnością nazwy czy opisy sprzedanych towarów bądź usług, dotycząca ich kwota brutto i kwota podatku należnego (w sytuacji zwrotu całościowego), wysokość zwracanej kwoty brutto i odpowiedniej dla niej kwoty podatku należnego (w przypadku zwrotu częściowego), a także daty: samej transakcji oraz przeprowadzenia operacji zwrotu lub reklamacji. Nie można też zapomnieć, że każda notatka musi mieć dołączony dokument potwierdzający dokonanie opisywanej transakcji (najczęściej jest to po prostu paragon fiskalny) oraz protokół przyjęcia reklamacji czy zwrotu (z podpisami zarówno sprzedawcy, jak i klienta).

Jeśli zaś chodzi o sposób porządkowania i przechowywania wpisów z takiej ewidencji – przepisy pozostawiają tu pewną dowolność. Nie narzucają jednej, konkretnej, obowiązującej metody. W związku z tym przedsiębiorca może zdecydować, czy tego typu notatki będzie zbierał w jednym, oddzielnym zeszycie, czy np. przechowywał w osobnym, specjalnie do tego przeznaczonym segregatorze. Warto natomiast zadbać o porządek takiej dokumentacji, na wypadek wglądu do niej przez przedstawicieli organów skarbowych bądź też dla własnych celów (np. analizy sprzedaży).