Wobec nowych przepisów fiskalnych wiele mówi się o kasach online. W końcu regulacje prawne, związane z nowelizacją ustawy o VAT, generalnie dotyczą tych urządzeń. Ale z początkiem maja 2019 zaczęło także funkcjonować Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Znajdują się w nim informacje dotyczące nie tylko modeli online, ale również dotychczasowych technologii do ewidencjonowania obrotu. I bezwzględnie ważne zarówno dla samych podatników, jak i ich pracowników.

System online w zasadniczy sposób wpłynie na charakter branży fiskalnej, to jasna sprawa. Podobnie jasny jest fakt, że zmiany te, ze względu na swoje rozmiary, nie dokonają się w sposób zupełny z dnia na dzień. Stopniowy proces wdrażania wspomnianego, zaawansowanego rozwiązania teleinformatycznego sprawia, że przywołane regulacje prawne musiały mówić zarówno o kasach fiskalnych online, jak i urządzeniach rejestrujących starego typu – np. w kontekście instalacji tych technologii. Ponadto, nowe Rozporządzenie Ministra Finansów zawiera istotne zapisy wprost dotyczące wszystkich podatników ewidencjonujących obrót, bez względu na rodzaj stosowanych w tym celu rozwiązań. Tak jest choćby z obowiązującą matrycą stawek VAT czy obligatoryjnymi oświadczeniami.

Oświadczenia pracowników jako nowy, wymagany dokument

Poza różnymi, ważnymi wiadomościami, wspomniane Rozporządzenie dostarcza informacji na temat dwóch istotnych kwestii, dotyczących obowiązków podatnika. Pierwszą z nich są nowe oświadczenia, o jakie powinien zadbać przedsiębiorca. O jaki dokument chodzi? W każdej działalności, w której są zatrudnieni pracownicy mający obsługiwać kasę lub drukarkę fiskalną, przed rozpoczęciem wykonywania takich zadań muszą sporządzić oświadczenie w dwóch pisemnych, jednobrzmiących egzemplarzach – dla kasjera oraz podatnika. Dokument ma formalnie potwierdzać znajomość zasad i obowiązków, dotyczących rejestrowania obrotu przy użyciu urządzenia fiskalnego (m.in. właśnie przepisów pochodzących z przywołanego Rozporządzenia MF) – jak również tego, jakie skutki może przynieść nieprzestrzeganie ich. W momencie, gdy dochodzi do takiej współpracy, dokument powinien być jedną z podstawowych, wykonanych najpierw czynności. A co jeśli pracownicy w danej firmie już obsługiwali wspomniane technologie sprzedaży, gdy Rozporządzenie weszło w życie? Od takich osób przedsiębiorca musi uzyskać opisywane dokumenty najpóźniej do 31 maja bieżącego roku.

Nowe przyporządkowanie stawek VAT w urządzeniach fiskalnych

Druga sprawa, wynikająca z przytoczonego aktu prawnego, która została już w tym tekście zapowiedziana, to zmieniona matryca stawek VAT. Co konkretnie kryje się pod tym pojęciem? Każde urządzenie fiskalne, podczas procedury instalacyjnej, ma programowane przyporządkowanie wartości podatku do liter A, B, C, D, E, F i G. Jak dotąd było tak, że poza kilkoma oznaczeniami, które miały odpowiadać konkretnym stawkom (A, B), w przypisaniu tych parametrów pozostawała pewna dowolność. Jednak od momentu wejścia w życie nowego Rozporządzenia MF obowiązuje stała, identyczna dla wszystkich tego typu technologii i podatników matryca. Mówiąc ściślej, wygląda ona tak:

• A – stawka podstawowa podatku 23%
• B – stawka obniżona podatku 8%
• C – stawka obniżona podatku 5%
• D – stawka obniżona podatku 0%
• E – zwolnienie z podatku
• F i G – pozostałe stawki podatku, w tym „zero techniczne” (0%) w przypadku sprzedaży opodatkowanej, o której jest mowa w treści ustawy o VAT

Można najogólniej powiedzieć, że schemat realizacji tego wymogu jest podobny do kwestii oświadczeń: jeśli podatnik instalował urządzenie fiskalne w dniu wejścia w życie Rozporządzenia lub później, w technologii tej powinna być wprowadzona już nowa matryca stawek VAT. Jeżeli jednak kasa lub drukarka już pracowała, zmiany w przyporządkowaniu wartości podatku do liter A-G trzeba zmienić na nowy, obowiązujący wzór do 31 lipca bieżącego roku. Warto jednak nadmienić, że zmiany matrycy może dokonać uprawniony serwisant albo – sam podatnik. Trzeba jednak pamiętać, że poprawne wykonanie tego zadania (tak, aby później prowadzić ewidencję obrotu bez błędów) wiąże się często nie tylko ze zmianą samego przyporządkowania stawek VAT do liter, ale również odpowiednimi aktualizacjami w bazie towarowej.