Przedsiębiorca zobligowany do pracy z urządzeniem rejestrującym ma różne, związane z nią obowiązki uregulowane prawnie. Do podstawowych należy ewidencjonowanie każdej sprzedaży towarów lub usług za pomocą wspomnianej technologii oraz poprawne wystawienie i wydanie klientowi paragonu. Z tą poprawnością jednak różnie bywa, bo chociaż niejeden proces jest zautomatyzowany przez kasę lub drukarkę fiskalną – nawet w przypadku takich wydruków zdarzają się błędy. Sama pomyłka na paragonie nie stanowi dramatu. Nie ulega jednak wątpliwości, że tak tego zostawić nie można.

Nastąpił wydruk paragonu z błędem – co dalej?

Kto z nas czasem się nie myli, nawet w tak istotnych kwestiach, jak realizacja ważnych dokumentów? No właśnie, odpowiedź wydaje się oczywista. Natomiast mniej oczywista jest sprawa błędów związanych z wydrukami wykonywanymi w ramach prowadzenia ewidencji obrotu. Zwłaszcza tak ważnymi, jak paragony fiskalne. Nie ważne, za co oraz na jaką kwotę zostały wystawione. To szczególnie istotne dokumenty, w znaczeniu prawnym oraz praktycznym. Dla organów skarbowych stanowią dowód rejestrowania obrotu zgodnie z przepisami oraz odprowadzania należnego podatku VAT. Dla klienta często okazują się niezbędne, gdy zamierzają skorzystać z prawa do zwrotu lub reklamacji. Wobec tego oczywista jest kwestia, że paragon nie może zawierać błędów.

W praktyce jednak za wydruk takiego dokumentu odpowiada sprzedawca. Czyli człowiek, który ma prawo czasem się pomylić. Wbrew pozorom, do podobnych sytuacji dochodzi nierzadko, nie są one czymś nadzwyczajnym. Rzecz w tym, że… urządzenia rejestrujące, stworzone przecież do prawidłowego ewidencjonowania obrotu, niejako „nie przewidują” możliwości wystąpienia takiego błędu. Każdą przeprowadzoną na nich operację trwale zapisują w swojej pamięci fiskalnej. Mówiąc inaczej – wystawionego paragonu nie da się w żaden typowo „techniczny” sposób ani cofnąć, ani skorygować, ani skasować. Z drugiej strony jednak, zgodnie z powyższymi wnioskami, zdajemy sobie sprawę, że nie można po prostu tak zostawić zaistniałej sytuacji. Zatem pojawia się proste pytanie: co dalej? Na szczęście istnieje odpowiedź na to pytanie i znajdziemy ją w przepisach. Zaś kluczowym dla nas zagadnieniem w takich okolicznościach okaże się ewidencja błędnych paragonów.

Ewidencja ewidentnych pomyłek, czyli jak traktować błędne paragony?

Wedle przepisów fiskalnych, przedsiębiorca ma obowiązek prowadzić dodatkową ewidencję, przeznaczoną dla błędnie wystawionych paragonów. Nietrudno się jednak domyślić, że – w myśli tego wszystkiego, o czym mówiliśmy wcześniej – musi ona przebiegać w nieco inny sposób. Chodzi o tworzenie i przechowywanie notatek dokładnie opisujących przypadki, w których doszło do pomyłki na wydruku. Każdy taki wpis musi przede wszystkim zawierać konkretne informacje. Nie tylko opis zdarzenia, ale i np. dane dotyczące kwoty brutto i podatku należnego VAT, odnoszących się do tej transakcji. Do notatki trzeba dołączyć też błędnie wystawiony paragon. Nie wolno również zapomnieć o tym, że przeprowadzenie całej czynności nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku wydruku poprawnego, fiskalnego dowodu sprzedaży. No dobrze, a jak przechowywać taką dokumentację? I tu ciekawostka, bowiem same, obowiązujące przepisy nie wprowadzają w tym zakresie większych ograniczeń. Oznacza to, że przedsiębiorca może sam zdecydować o sposobie gromadzenia wspomnianej ewidencji (pomijając fakt, że powinna być uporządkowana, zapewniająca łatwy dostęp zarówno organom skarbowym – w razie ewentualnej kontroli – jak i samemu podatnikowi – np. w nawiązaniu do prowadzonej księgi przychodów i rozchodów). Przykładowo, przeznaczyć na taką dokumentację osobny segregator czy zeszyt lub też przechowywać wspomniane wpisy w dodatkowej teczce. A jakie Wy stosujecie rozwiązanie?