W kontekście nowego systemu fiskalizacji istnieją kwestie niezmienne oraz takie, które ulegają poważnym zmianom. Do pierwszych z pewnością zalicza się fakt, że w przypadku każdego urządzenia rejestrującego niezbędna jest prawidłowe przejście procedury instalacyjnej. Jeśli zaś chodzi o te drugie – nie ulega wątpliwości, że wspomniana procedura różni się w przypadku kas i drukarek rejestrujących online. Z czego powinni zdawać sobie sprawę przedsiębiorcy, których czeka wdrożenie technologii sprzedaży współpracujących z CRK?

W kontekście omawianego w tym tekście zagadnienia 3 sprawy są pewne. Pierwsza z nich to taka, że zakup urządzenia fiskalnego nie wystarcza, aby zgodnie z prawem ewidencjonować sprzedaż towarów lub usług i wystawiać paragony dla klientów indywidualnych. Aby to było możliwe, wspomniana technologia musi zostać odpowiednio zainstalowana. Druga sprawa to taka, że bez względu na to, czy podatnik staje przed koniecznością wdrożenia modelu online (należy do branży objętej tym obowiązkiem przez treść nowelizacji ustawy o VAT), czy to wyłącznie jego wybór. Wymóg przejścia procedury instalacyjnej dotyczy go tak samo. Trzecia zaś to fakt, że wdrożenie urządzenia fiskalnego komunikującego się z Centralnym Repozytorium Kas ma nieco inny charakter. Jaki dokładnie? Dziś właśnie kilka słów na ten temat.

Jakie warunki stawia instalacja urządzenia rejestrującego online?

Jak już wspomnieliśmy, pewne kwestie w całej procedurze pozostają identyczne i tak samo ważne. Dobrym tego przykładem jest fiskalizacja – kluczowy etap w całym tym procesie. Podobnie jak w przypadku urządzeń dawniejszych, z papierową bądź elektroniczną kopią paragonów, tak i przy modelach online chodzi o uruchomienie kasy lub drukarki w trybie fiskalnym, umożliwiającym zgodne z przepisami ewidencjonowanie obrotu i poprawne wystawianie paragonów dla klientów. Również i tutaj fiskalizacja to działanie jednorazowe i nieodwracalne, zaś wykonać je może wyłącznie posiadający odpowiednie uprawnienia serwisant. To, co jednak nowe i szczególnie istotne dla instalacji kas oraz drukarek fiskalnych online, to stosowne warunki. Pamiętajmy, że chodzi o urządzenia rejestrujące, które komunikują się przez internet z Centralnym Repozytorium Kas i tam też wysyłają niezbędne informacje. Dlatego przedsiębiorca już w momencie instalacji musi zapewnić dostęp do sieci, by wdrażana technologia sprzedaży uzyskała połączenie z CRK. Bez spełnienia tego warunku fiskalizacja urządzenia fiskalnego online nie dojdzie do skutku, a co za tym idzie – prawidłowe przeprowadzenie procedury instalacyjnej nie powiedzie się.

Instalacja urządzenia fiskalnego online – co przedsiębiorca zyskuje?

Trzeba przyznać, że procedura instalacyjna modeli online to nie tylko nowe wymagania. Niesie ona również pewne udogodnienia. Dawniej wdrożenie kasy lub drukarki fiskalnej wiązało się także z procesem jej rejestracji. Oznaczało to konieczność skontaktowania się z właściwym Urzędem Skarbowym, terminowe dostarczanie mu odpowiednich, pisemnych zawiadomień (mowa o zgłoszeniu przedinstalacyjnym i poinstalacyjnym), czyli krótko mówiąc – dodatkową papierologię. Natomiast w przypadku online’owych urządzeń rejestrujących sytuacja wygląda inaczej. Wiele procesów zostało zautomatyzowanych. Już podczas pierwszego połączenia z CRK dana technologia zostaje dodana do specjalnego rejestru i otrzymuje własny harmonogram transmisji danych. Podatnik nie musi więc składać dodatkowych dokumentów, np. po przeprowadzeniu fiskalizacji. Te informacje trafiają do Centralnego Repozytorium Kas od razu. Co więcej, nie musi też oczekiwań na odpowiedź dotyczącą przyznania kasie bądź drukarce rejestrującej numeru ewidencyjnego. Ten również zostaje nadany automatycznie. Podsumowując, nowy system fiskalizacji, choć wymaga pewnego dostosowania, oferuje również wygodne rozwiązania. I przejawia się to choćby znacznym uproszczeniem formalności, jakich należy dopełnić podczas procedury instalacyjnej urządzenia online.