Fakty są takie, że w dzisiejszych czasach większość tworzonych kas fiskalnych to urządzenia, które posiadają moduł elektronicznej kopii paragonów. Modele z technologią tradycyjną (kopia papierowa) są oczywiście produkowane i dostępne na polskim rynku. Jednakże, współcześnie przedsiębiorcy bardzo często doceniają korzyści, które płyną ze stosowania kas z kopią cyfrową. W związku z tym, warto wyjaśnić, z czego wynika popularność urządzeń tego typu.

Obowiązki właściciela kasy

Prowadzenie ewidencji przy użyciu kasy rejestrującej wymaga przestrzegania różnych obowiązków. Dlaczego w ogóle o tym wspominamy? To proste – jedną z czynnością, którą trzeba wykonywać, jest właśnie przechowywanie kopii paragonów fiskalnych. I co najważniejsze, zasady archiwizacji tych danych zostały szczegółowo określone przez polskiego ustawodawcę. Warto w tym momencie przypomnieć, że kopię każdego paragonu, wystawionego i wydanego nabywcy, należy przechowywać przez 5 lat. Co więcej, okres ten trzeba zawsze ustalać w konkretny sposób – obliczając czas od końca roku obrachunkowego, w którym dany dokument fiskalny został zrealizowany przez kasę rejestrującą.

Automatyczna archiwizacja danych

Kasa z kopią elektroniczną, w przeciwieństwie do modelu zapisującego dodatkowe dane w formie papierowej, korzysta tylko z jednej rolki termicznej. W jaki sposób archiwizowana jest więc dokumentacja wymagana przez polskie przepisy? Urządzenie z kopią elektroniczną wykorzystuje do tego niewielką, lecz pojemną kartę pamięci (SD albo microSD). Innymi słowy, kasa tego typu drukuje paragony fiskalne dla klientów i równocześnie zapisuje wspomniane dokumenty w formie cyfrowej. A kluczowy wydaje się w tym przypadku fakt, że cały proces odbywa się automatycznie. Dzięki temu użytkownik urządzenia nie musi gromadzić wielu zadrukowanych rolek. Zamiast tego, jeżeli karta pamięci zostanie zapełniona, wystarczy ją wymienić na nowy nośnik informacji.

Bezpieczeństwo i mniejsze koszty

Wygoda pracy nie jest jedynym udogodnieniem, które towarzyszy stosowaniu kasy z elektroniczną kopią paragonów. Okazuje się bowiem, że urządzenie tego typu zapewnia również większe bezpieczeństwo gromadzonej dokumentacji. Jak to możliwe? Dane posiadające formę cyfrową zdecydowanie łatwiej powielić. W związku z tym, właściciel takiej kasy może w każdej chwili wykonać dodatkową kopię elektronicznej dokumentacji, np. na komputerze. Dzięki temu zdecydowanie zmniejszy się ryzyko, że przedsiębiorca nie dopełni obowiązków. Ponadto, nie zapominajmy o tym, że kasa z kopią cyfrową zużywa zdecydowanie mniej materiałów eksploatacyjnych. W rezultacie, użytkowanie takiego urządzenia wiąże się z oszczędnością kosztów, które wynikają z zakupu rolek papieru termicznego.